Privacyverklaring

1. Doel en toepassingsgebied

AREMI Advocaten hecht veel belang aan een veilige, transparante en vertrouwelijke verwerking van persoonsgegevens. We beschermen gegevens van onder meer cliënten, leveranciers, werknemers en andere contactpersonen tegen verlies, lekken, fouten, ongeoorloofde toegang en onrechtmatige verwerking.

Deze privacyverklaring geldt voor alle diensten die door of aan ons worden geleverd en voor al onze activiteiten. Ze legt uit welke persoonsgegevens we verzamelen, waarom we die verwerken en welke rechten u heeft. Wanneer u persoonsgegevens verstrekt, bevestigt u dat u van deze verklaring kennis heeft genomen en akkoord gaat met de verwerking ervan.

2. Verwerkingsverantwoordelijke

AREMI Advocaten, Steenweg op Leopoldsburg 28/2, unit 11, 2490 Balen, ondernemingsnummer 0805.007.948, is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens.

We respecteren de Belgische privacywetgeving en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR), die van toepassing is sinds 25 mei 2018.

3. Welke persoonsgegevens verwerken we?

Welke gegevens we verwerken, hangt af van uw relatie met ons kantoor en van het dossier of de activiteit. Het kan onder meer gaan om:

• identificatie- en contactgegevens, dossiernummer en, indien noodzakelijk, rijksregisternummer;
• identificatiegegevens vereist door de antiwitwaswetgeving;
• financiële gegevens, solvabiliteit, verzekeringen, transacties en loongegevens indien nodig voor een dossier;
• KBO-nummer, beroepsactiviteiten, overeenkomsten, schikkingen, vergunningen en mandaten;
• persoonlijke en familiale gegevens, waaronder gezinssamenstelling, huwelijk of samenlevingsvorm en immigratiestatus;
• lidmaatschappen van verenigingen, organisaties, groeperingen of beroepsverenigingen;
• gegevens over klachten, incidenten, ongevallen, gerechtelijke verdenkingen, veroordelingen, straffen, maatregelen of administratieve sancties;
• beeld- en audiomateriaal dat nodig is voor een dossier, opleiding, evenement, website, sociale media of marketing;
• personeelsgegevens, zoals verder geregeld in het afzonderlijke gegevensbeschermingsbeleid voor werknemers;

U bent verantwoordelijk voor de juistheid van de gegevens die u verstrekt. Meld wijzigingen zo snel mogelijk. U bent niet verplicht persoonsgegevens mee te delen, maar zonder de noodzakelijke gegevens kunnen bepaalde diensten of samenwerkingen niet worden uitgevoerd.

4. Waarom en op welke rechtsgrond verwerken we gegevens?

4.1 Cliënten en opdrachtgevers

We verwerken gegevens van cliënten en opdrachtgevers, hun personeel, medewerkers, aangestelden en andere relevante contactpersonen voor de uitvoering van opdrachten, cliëntenbeheer, boekhouding en direct marketing. De rechtsgrond is de uitvoering van de overeenkomst, een wettelijke of reglementaire verplichting en/of ons gerechtvaardigd belang.

Voor direct marketing per e-mail, zoals nieuwsbrieven en uitnodigingen voor evenementen, vragen we toestemming. U kunt die toestemming op elk moment intrekken.

4.2 Advocaten, zelfstandige medewerkers en leveranciers

We verwerken identificatie- en financiële gegevens, gegevens over solvabiliteit, transacties, beroepsactiviteiten, overeenkomsten, schikkingen en het KBO-nummer van advocaten, zelfstandige medewerkers en andere leveranciers, evenals van hun personeel en contactpersonen. Van advocaten en medewerkers kunnen we ook beeld- of audiomateriaal verwerken voor de website, sociale media of marketing.

Dit gebeurt voor de uitvoering van overeenkomsten, leveranciersbeheer, boekhouding en direct marketing, op basis van de overeenkomst, wettelijke of reglementaire verplichtingen en/of ons gerechtvaardigd belang. Voor marketing per e-mail vragen we toestemming, die altijd kan worden ingetrokken.

4.3 Personeel

Persoonsgegevens van werknemers worden verwerkt voor personeelsbeheer en loonadministratie. Deze verwerking wordt verder geregeld in een afzonderlijk gegevensbeschermingsbeleid voor werknemers.

4.4 Betrokkenen bij dossiers

Voor de behandeling van dossiers verwerken we identificatiegegevens van onder meer tegenpartijen, hun raadslieden, vakorganisaties, vertegenwoordigers, gerechtsdeurwaarders, notarissen, deskundigen, burgerlijke partijen en curatoren. De rechtsgrond is een wettelijke of reglementaire verplichting, ons gerechtvaardigd belang of, in sommige gevallen, de uitvoering van een overeenkomst.

4.5 Andere contacten

We kunnen ook gegevens verwerken van prospecten, confraters, sector- en netwerkcontacten, voormalige advocaten, medewerkers of werknemers en sollicitanten. Dit gebeurt voor onze activiteiten, direct marketing en public relations, op basis van ons gerechtvaardigd belang of, in sommige gevallen, een overeenkomst.

5. Bewaartermijn

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel van de verwerking en de relatie die we met u hebben. In principe verwijderen we de gegevens uiterlijk tien jaar na het einde van de overeenkomst, het dossier, de samenwerking of het project.

Een langere bewaring is mogelijk wanneer specifieke wetgeving dit vereist of wanneer de gegevens nodig blijven voor een lopend geschil. Identificatiegegevens van voormalige advocaten en medewerkers kunnen langer worden bewaard voor netwerk- of marketingdoeleinden, zoals uitnodigingen voor kantoor- of alumnievents, tot hun overlijden of totdat zij aangeven zulke uitnodigingen niet meer te willen ontvangen.

6. Uw rechten

• Toegang en inzage: U kunt kosteloos opvragen welke gegevens we over u bewaren en waarvoor we ze gebruiken.
• Rectificatie: U kunt onjuiste gegevens laten verbeteren en onvolledige gegevens laten aanvullen.
• Wissing of beperking: U kunt vragen gegevens te wissen of de verwerking te beperken. We kunnen dit weigeren wanneer de verwerking nodig blijft voor een wettelijke verplichting, een overeenkomst of ons gerechtvaardigd belang.
• Overdraagbaarheid: U kunt de gegevens die u zelf verstrekte in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm ontvangen en aan een andere verwerkingsverantwoordelijke overdragen.
• Bezwaar: U kunt om ernstige en legitieme redenen bezwaar maken. Dat recht geldt niet wanneer de verwerking noodzakelijk blijft voor een wettelijke verplichting, een overeenkomst of ons gerechtvaardigd belang.
• Toestemming intrekken: Wanneer de verwerking op toestemming berust, kunt u die toestemming intrekken. Verdere verwerking kan alleen als daarvoor een andere rechtsgrond bestaat.
• Geen volledig geautomatiseerde besluitvorming: De verwerking omvat geen profilering en u wordt niet onderworpen aan volledig geautomatiseerde beslissingen.

Uw rechten uitoefenen

Neem contact op met mr. Michiel Reynders via michiel.reynders@hotmail.be.

Klacht of beroep

Bent u van mening dat uw rechten zijn geschonden en vindt u binnen ons kantoor geen oplossing, dan kunt u een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit:

• Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
• Tel. +32 (0)2 274 48 00
• Fax +32 (0)2 274 48 35
• E-mail: contact@apd-gba.be

U kunt zich ook tot een rechtbank wenden wanneer u meent schade te hebben geleden door de verwerking van uw persoonsgegevens.

7. Doorgifte aan derden

Persoonsgegevens kunnen, wanneer nodig, worden gedeeld met onze advocaten en eventueel hun managementvennootschappen, rechtbanken, overheidsdiensten en dienstverleners, zoals onze IT-leverancier, boekhouder, revisor, sociaal secretariaat en verzekeringsmaatschappijen. In het kader van de antiwitwaswetgeving kunnen gegevens van cliënten, lasthebbers en uiteindelijk begunstigden in bepaalde omstandigheden worden doorgestuurd naar de stafhouder van de bevoegde balie.

Sommige ontvangers kunnen buiten de Europese Economische Ruimte gevestigd zijn. Gegevens worden alleen doorgegeven aan derde landen met een passend beschermingsniveau. Ontvangers en hun gespecialiseerde dienstverleners moeten de vertrouwelijkheid respecteren en mogen de gegevens uitsluitend gebruiken voor het doel waarvoor ze werden verstrekt.

Gegevens kunnen ook aan andere derden worden doorgegeven bij een volledige of gedeeltelijke reorganisatie, overdracht van activiteiten, faillissement, gerechtelijk bevel of wettelijke verplichting. We leveren redelijke inspanningen om u vooraf te informeren, tenzij dit technisch of commercieel niet haalbaar is of wettelijk beperkt wordt.

We verkopen uw persoonsgegevens niet en stellen ze niet commercieel ter beschikking van directmarketingbureaus of gelijkaardige dienstverleners, tenzij u vooraf toestemming geeft.

8. Beveiliging en toegang

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen vernietiging, verlies, vervalsing, wijziging, ongeoorloofde toegang, onbedoelde bekendmaking en andere onrechtmatige verwerkingen.

AREMI Advocaten kan niet aansprakelijk worden gesteld voor rechtstreekse of onrechtstreekse schade door foutief of onrechtmatig gebruik van persoonsgegevens door een derde.

Werknemers, advocaten, medewerkers en aangestelden krijgen alleen toegang wanneer dit nodig is voor de verwerking. Via contractuele verplichtingen wordt van hen een vergelijkbaar beschermingsniveau verlangd.

9. Contact

Heeft u vragen of opmerkingen over de verzameling of verwerking van uw persoonsgegevens? Neem contact op met mr. Michiel Reynders:

• Per post: Steenweg op Leopoldsburg 28/2, 2490 Balen
• Per e-mail: michiel.reynders@hotmail.be